ERP刷卡管理模組是所有模組最簡單易操作的系統, 不論購買那一個廠牌的刷卡機, 資料傳回的格式依廠牌皆不同, 但只要請廠商提供格式, 即可於ERP刷卡管理模組自行定義第幾碼至第幾碼為員工卡號或年月日, 上班即可從刷卡機傳資料回電腦, 將資料轉至ERP資料庫, 因之前已經定義刷卡卡號與員工代號對照表及班別上下班時間, 因此當資料轉到ERP資料庫時, 程式即可自行判斷那些人刷卡異常或忘記刷卡, 若企業員工超過千人即可依部門列印忘記刷卡申請單, 員工百人以下即可使用電話方式確認未刷卡的人是否忘記刷卡, 管理上的需求須由同仁証明上班前即到工作崗位, 並印出當日出勤日報表, 隨時掌握公司上班出勤狀況.
人事每天把請假及加班單輸入電腦, 隔月1日列印出個人月出勤狀況表發給個人確認, 若確認沒問題即讓電腦自動計算出薪資冊, 簽核後隨即轉出銀行轉帳檔案, E-MAIL給銀行, 印出薪資條發給各單位, 再由各單位轉發給各人, 由於薪資內容是印於薪資信封裡面, 上面已請廠商特殊處理只能看到部門及姓名, 其他皆如銀行列印帳號密碼給客戶一樣, 連行員皆無法看到內容, 即安全又快速.
發薪之後會計部門列印二代鍵保明細表, 月底依此繳款, 並自動抛轉傳票, 此作業方式性價比特別高, 又可避免人工計算錯誤, 或遇到假日隔日發薪要延期一天或加班完成, 並可於年底自動印出扣繳憑單, 省下不少人力, 對於有外勞企業之員工, 若要離境可結算出印領清冊, 並增加列印外勞當國語言之清單, 可避免一些溝通上之紛擾, 除此之外可查詢個人入廠以來各種記功記過升遷等人事異動, 是非常好的人才資料庫, 年底結合考績即自動計算出年終獎金, 這些工作皆屬於須專注性高的工作, 瑣碎複雜又容易出錯, 用人工計算須計算2次以上才放心, 因此這些事情也最適合電腦處理, 彈性高快速不易出錯, 非常符合薪資發放需求.
若企業分散各地, 更適合使用PHP雲端ERP做整合工作, 各地各管制考勤, 最後彙總回總公司統一計算薪資並銀行轉帳, 不論日薪, 計件, 時薪, 或內製外包狀況, 只要設定一次, 即可快速方便處理. 由於台灣中小企業每家薪資結構各稍微不同, 若要使用套裝軟體會顯得有些不方便, 如甲公司稱專業津貼, 乙公司叫技術津貼其實意義相同只是名稱差異, 所以一般刷卡薪資模組皆採取比較彈性的設計方式, 才能符合中小企業之需求, 甚至於連報表也須採自定義模式處理, 因此看似單純其實對ERP資訊工程師的思考邏輯是一項非常實務性的挑戰, 但對使用者來說並感覺不出與其他模組的差異.
關鍵字: 刷卡管理模組, 套裝軟體, PHP雲端ERP
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