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應付帳款模組對期初餘額導入在實務上非常重要，關係應付模組導入成功的關鍵。
期初開帳可在應付憑單建立作業輸入，最好依廠商及月份製作一張應付憑單，對往後付款沖轉有很常大的彈性。
應付帳款原始資料係由採購系統輸入進貨單、退貨單。
於特定時點(廠商隨貨送發票、月結)經應付系統之應付憑單建立作業、應付憑單自動結帳作業—批次月結產生。
如此設計流程較適合各中小企業付款機動性，這項功能也是進銷存系統的一部份。
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應付帳款模組沖抵帳
應付加工費原始資料係由製令託外管理系統輸入託外進貨單、託外退貨單的費用。
於特定時點(廠商隨貨送發票、月結),經應付系統之應付憑單建立作業、應付憑單自動結帳作業—批次月結產生。
應付費用包括(庶務、固定資產購置)若統一由採購部門承辦，則其流程可相同於應付帳款，僅會計科目不同及庫存管理方式不一樣而已。
若由總務單位接受各單位請、採購，則其流程可以由應付憑證直接製作付款單方式處理。
由進貨單產生之資料即產生應付廠商之貨款，由退貨單產生之資料即應扣減應付廠商之貨款。
先由付款單產生之資料須先付廠商之訂金 (先付款再產生預付單)使用，亦為日後沖抵應付款項之預付貨款。
看似簡單，但實務上要如此考量才能適合各種不同狀況。
應付帳款模組分次付款
對於應付模組單據產生、使用及沖轉流程，須注意由由結帳動作產生應付憑單。
由付款單產生(也視為一種應付憑單)，當支付廠商訂金未進貨時，由付款動作產生一筆付款單及預付單。
預付單表示先付貨沖銷應付憑單含進貨及退貨及預付之單據，廠商之貨款、折讓及抵帳種種情況皆可在此單據處理。
沖銷之應付憑單可分一次沖完及多次沖銷(所謂分次付款)。
也可有一筆付款單沖銷多筆應付憑單(預付單)及多筆付款單沖銷單筆應付憑單(預付單)之作業情況。
如此考量才能夠彈性適用於所謂套裝軟體模組雲端ERP。
應付帳款模組付款單
會計單位對於會計科目設定應付帳款(預設值應進貨及退貨皆同)，應付憑單產生時在貸方。
屬退貨時單據仍在貸方會計科目改為原、物料或進貨退回，負值金額改為正值，類別選沖帳。
若有預付貨款，由付款單產生時在借方，進貨後與該筆應付憑單互沖轉為貸方選類別為溢付改待抵皆可。
付款即表支付廠商貨款，可能是現金、匯款、票據，或可能有現金折扣、價差、尾折、抵帳等，支付現金，會計科目一定在貸方，若有收差額才借方。
會計科目為現金選類別為一般，電匯付款，會計科目一定在貸方是銀行存款選類別為一般。
支付廠商票據(支票、匯票、本票)，會計科目一定在貸方，會計科目為應付票據選類別為票據。
應付帳款模組折讓
另外中小企業最喜歡現金扣%功能，廠商給予現金折扣(扣%)，會計科目一定在貸方科目為進貨折讓選類別為折讓。
若能直接歸屬該批原物料亦可作貸方會計科目為原、物料選類別為一般，但須注意於庫存管理系統須特別處理該筆資料。
較可行方式為直接修改進貨單之單價，可作進貨折扣收益，價差不可作收益處理。
折貨款尾數，會計科目一定在貸方，科目為進貨折讓，選類別為折讓。
若廠商與我司有交易，欲抵貨款時，則廠商可抵之金額一定在貸方，會計科目為應收帳款選類別為一般，此為付款模組實務必須要具備之概念。
應付帳款模組結帳單
ERP應收帳款模組最注重操作流程的順暢，因各種不同的客戶有其不同的需求。
但架構原則上是不變的，應收帳款原始資料係由訂單系統輸入產生銷貨單、銷退單後。
於特定時點(隨貨送發票、月結)經應收管理系統之結帳單建立作業、結帳單自動結帳作業-批次月結產生。
由銷貨單產生之資料即公司應向客戶收取之應收帳款，由銷退單產生之資料即客戶之銷貨退回，亦為從應收帳款中扣除之金額。
應付帳款模組沖抵
先由收款單先產生之資料即客戶預付之訂金(先收款再產生預結單)，亦為日後沖抵應收帳款之預收貨款使用。
應收帳款模組之單單據產生、使用及沖轉流程也是重點項目之一，由結帳動作產生結帳單，是應收帳款模組最原始單據。
由收款單產生(也視為一種結帳單) ，當收受客戶訂金未出貨時，由收款動作產生一筆收款單及預結單。
預結單表示先收貨款待日後出貨時沖抵出貨產生之結帳單。
沖銷結帳單(包含銷貨及銷退及預結單，客戶之貨款、折讓、抵帳及溢收種種情況皆在此單據處理即可。
沖銷之結帳單可分一次沖完及多次沖銷 (客戶貨款不足沖抵本筆結帳單金額) 。
也可有一筆收款單沖銷多筆結帳(預結)單及多筆收款單沖銷單筆結帳(預結)單之動作。
應付帳款模組沖帳
與應付帳款模組相同會計單位對應收帳款模組對應之會計科目一定要非常清楚，否則很容易產生異常。
如結帳單產生之應收帳款(預設值，銷貨及銷退皆同) ，結帳單產生時在借方，收款沖帳轉為貸方。
屬銷退時單據仍在借方會計科目改為銷貨退回，負值金額改為正值選類別為沖帳, 預收貨款由收款單產生時在貸方。
出貨時與該筆結帳單相互沖轉為借方選類別由溢收轉待抵，收款即表收到客戶貨款。
可能是現金、匯款、票據，或有可能有現金折扣、價差、尾折、抵帳，客戶多付等。
應付帳款模組會計科目
應收帳款處理這些會計科目時要特別注意收到現金，會計科目一定在借方，若有找差額才在貸方，會計科目為現金選類別為一般。
收到客戶銀行電匯，會計科目一定在借方，會計科目為銀行存款，選類別為一般。
收到客戶票據(支票、匯票、本票)，會計科目一定在借方，選類別為票據。
給客戶現金折扣(扣%)，會計科目一定在借方，會計科目為銷貨折讓—現折，選類別為折讓。
商品價格折讓，會計科目一定在借方，會計科目為銷貨折讓—價差，選類別為折讓。
客戶貨款折尾數，會計科目一定在借方，會計科目為銷貨折讓—尾折，選類別為折讓。
客戶與我司有交易，欲互抵貨款，則客戶可抵金額一定在借方，會計科目為應付帳款，選類別為一般。
客戶多付零星金額不用抵扣下次貨款時，即為我司溢收款項，會計科目一定在貸方，會計科目為其他營業外收益，選類別為差額。
應付帳款模組流程
應收帳款實作非常重要，因一般是由業務將帳款產生結帳單後，即印出應收帳款對帳單再轉給會計核對其準確性。
再統一寄出，對會計人員來講掌握切傳票的基本概念是必要條件，否則就把上述各種狀況整理出來。
套用於實務每一階段之切傳票之參考，也是不失為一種策略，讓會計單位流程工作更具有彈性之調整。
