應付帳款模組對期初餘額導入在實務上非常重要, 關係應付模組導入成功的關鍵, 期初開帳可在應付憑單建立作業輸入,最好依廠商及月份製作一張應付憑單, 對往後付款沖轉有很常大的彈性, 應付帳款原始資料係由採購系統輸入進貨單、 退貨單後，於特定時點(廠商隨貨送發票、月結)經應付系統之應付憑單建立作業、應付憑單自動結帳作業—批次月結產生.如此設計流程較適合各中小企業付款機動性.
應付加工費原始資料係由製令託外管理系統輸入託外進貨單、託外退貨單的費用後，於特定時點(廠商隨貨送發票、月結),經應付系統之應付憑單建立作業、 應付憑單自動結帳作業—批次月結產生 , 應付費用包括(庶務、固定資產購置)若統一由採購部門承辦，則其流程可相同於應付帳款， 僅會計科目不同及庫存管理方式不一樣而已，若由總務單位接受各單位請、採購，則其流程可以由應付憑證直接製作付款單方式處理, 由進貨單產生之資料即產生應付廠商之貨款, 由退貨單產生之資料即應扣減應付廠商之貨款, 先由付款單產生之資料須先付廠商之訂金 (先付款再產生預付單)使用，亦為日後沖抵應付款項之預付貨款,看似簡單,但實務上要如此考量才能適合各種不同狀況.
對於應付模組單據產生、使用及沖轉流程,須注意由由結帳動作產生應付憑單, 由付款單產生(也視為一種應付憑單)，當支付廠商訂金未進貨時， 由付款動作產生一筆付款單及預付單；預付單表示先付貨沖銷應付憑單含進貨及退貨及預付之單據，廠商之貨款、折讓及抵帳種種情況皆可在此單據處理。 沖銷之應付憑單可分一次沖完及多次沖銷(所謂分次付款)。也可有一筆付款單沖銷多筆應付憑單(預付單)及多筆付款單沖銷單筆應付憑單(預付單)之作業情況. 如此考量才能夠彈性適用於所謂套裝軟體模組雲端ERP.
會計單位對於會計科目設定應付帳款(預設值應進貨及退貨皆同)，應付憑單產生時在貸方，屬退貨時單據仍在貸方會計科目改為原、物料或進貨退回， 負值金額改為正值,類別選沖帳. 若有預付貨款，由付款單產生時在借方，進貨後與該筆應付憑單互沖轉為貸方選類別為溢付改待抵皆可, 付款即表支付廠商貨款，可能是現金、匯款、票據，或可能有現金折扣、價差、尾折、抵帳等。支付現金，會計科目一定在貸方，若有收差額才借方， 會計科目為現金選類別為一般。電匯付款，會計科目一定在貸方是銀行存款選類別為一般。支付廠商票據(支票、匯票、本票)，會計科目一定在貸方， 會計科目為應付票據選類別為票據。
另外中小企業最喜歡現金扣%功能, 廠商給予現金折扣(扣%)，會計科目一定在貸方科目為進貨折讓選類別為折讓； 若能直接歸屬該批原物料亦可作貸方會計科目為原、物料選類別為一般，但須注意於庫存管理系統須特別處理該筆資料； 較可行方式為直接修改進貨單之單價,可作進貨折扣收益, 價差不可作收益處理,折貨款尾數，會計科目一定在貸方，科目為進貨折讓，選類別為折讓, 若廠商與我司有交易，欲抵貨款時，則廠商可抵之金額一定在貸方，會計科目為應收帳款選類別為一般.此為付款模組實務必須要具備之概念.
關鍵字: 應付帳款模組, 中小企業, 會計科目
只要塡一下你常用的E-MAIL, 寄到youhongweb@gmail.com信箱, 立刻把試用帳號密碼免費送給你, 馬上填寫,現在就幫助到你.
